Tämän selosteen tarkoituksena on kertoa käytännöistä, joita Järvilakeuden kansalaisopiston kannatusyhdistys ry:ssä noudatetaan henkilötietojen keräämisessä, käsittelyssä ja suojauksessa sekä oikeuksista, joista rekisteröidyillä henkilöillä on tietojen hallinnoimisessa.
Rekisterin nimi
Kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi)
Rekisterin pitäjä
Järvilakeuden kansalaisopiston kannatusyhdistys ry, 0216397-0
Loppusuora 9
Kauhava, 62200
Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste
Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.
Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.
Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.
Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.
Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.
Aiemmin mainittujen lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi kaikkiin niihin käyttötarkoituksiin, joihin olet antanut suostumuksesi, kuitenkin siten, että käsittelyä tehdään vain tarvittavassa laajuudessa eikä tietoja yhdistellä käyttötarkoituksen kannalta sopimattomalla tavalla.
Rekisterin tietosisältö
Sukunimi ja kutsumanimi ovat pakolliset. Henkilötunnus on opettajille pakollinen. Henkilötunnus on pakollinen ryhmän osallistujalle, mikäli kurssista lähetetään lasku. Syntymäaika tarvitaan tilastotietojen antamista varten. Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen. Osoite tai huoltajan osoite on pakollinen postitusta varten. Kotikunta tarvitaan tilastointia varten. Puhelinnumero on pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten. Sähköpostiosoitetta tarvitaan ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten. Lisäksi opisto tarvitsee Tilastokeskuksen ja Opetushallituksen tilastointia varten (tietoja ei yksilöidä) seuraavia tietoja opiskelijoita: koulutus, pääasiallinen toiminta (työllinen, työtön ym.), äidinkieli ja sukupuoli.
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Kurssien/ryhmien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille/ryhmään kirjautumisen yhteydessä. Opettajan tiedot saadaan opettajalta kurssin/ryhmän opettajaksi/vetäjäksi palkkaamisen yhteydessä.
Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset
Rekisterin tietoja luovutetaan tarvittaessa Elinkeinoelämän keskusliiton EK:n ja Sivistystyönantajien jäsen- ja sidosryhmätietorekisteriin. Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja ilmoittautumisten vastaanottajat) käyttöoikeudet. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain valtuutetulla atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa. Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.
Rekisterin tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen selosteessa määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä. Anonymisoidun tiedon säilyttämiseen ei kohdistu vastaavia rajoituksia. Emme säilytä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötiedot ja muut asiakastiedot ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.
Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on henkilörekisterilain (Henkilötietolaki 523/1999, 10§) mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tietokannassa.
Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan kurssille/ryhmään ilmoittautumisen tai työsuhteen alkamisen yhteydessä.
Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön palveluntarjoajalle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.
Kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.
Rekisteröidyn informointi
Rekisterin tietokannassa oleville ilmoitetaan suullisesti tai kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity järjestelmään ja että järjestelmän tietosuojaseloste on nähtävillä palveluntarjoajan toimistoissa ja www-sivuilla.
Rekisterihallinto
Järvilakeuden kansalaisopiston kannatusyhdistys ry käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Yhdistys on siirtänyt päätösvallan rehtorille.
Rekisterin vastuuhenkilönä toimii rehtori, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti. Vastuuhenkilö tarkista käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.
Rekisteriasioita hoitava henkilö on Pia Viinikka. Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä ontoteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.
Kuinka saat meihin ja viranomaisiin yhteyden?
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset, voit osoittaa meille lähettämällä sähköpostia osoitteeseen pia.viinikka(at)jarvilakeus.fi. Samaan osoitteeseen voit osoittaa myös tietosuojapyynnöt sekä henkilötietoihin liittyvät oikaisut, rajoitukset ja poistamiset.
Valvovien viranomaisten yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutettu
käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6 krs, 00520 Helsinki
postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Viestintävirasto
Itämerenkatu 3 A, 00180 Helsinki
kirjaamo(at)viestintavirasto.fi